Prüfungsbericht

Integra Vorarlberg gem. GmbH

Zusammenfassung der Ergebnisse

Nach medialer Berichterstattung über die Integra Prüfung gefordert

Die Integra Vorarlberg gem. GmbH ist eine wichtige Anbieterin von Bildungs- und Qua­li­fizierungsmaßnahmen in Vorarlberg. Sie verfolgt das Ziel, Chancen benach­teiligter Personen auf dem Arbeitsmarkt zu erhöhen. Ende 2018 beschäftig­te die Gesellschaft an 21 Standorten Stammpersonal im Ausmaß von rund 120 Voll­zeit­be­schäftigten. Zudem stellte sie knapp 600 Plätze für Transitarbeitskräf­te und Schulungsteilnehmende in neun Leistungsbereichen bereit. An­fang 2019 kam es nach Bekanntwerden der offenen Haftstrafe eines Be­reichs­leiters zu öffentlichen Diskussionen, Medien berichteten auch über Vorwürfe an die Gesellschaft. In der Folge wurde der Landes-Rech­nungshof beauftragt, die Ge­ba­rung der Integra zu prüfen. Schwerpunkte sollten dabei die ord­nungs­gemäße Buchführung, die Organisation sowie das Interne Kontrollsystem bilden.

Entwicklung der Gesellschaft von dynamischem Wachstum gekennzeichnet

Die Integra ging aus mehr­fachen Zusammenschlüssen verschiedener sozialer Organisationen hervor. Seit der Ver­schmelzung im Jahr 2013 verzeichnete sie ein starkes Wachstum. Bis zum Jahr 2018 stieg ihre Betriebsleistung um über 70 Prozent auf € 15,07 Mio. Die Gesellschaft finan­zierte sich im Jahr 2018 zu 55 Prozent aus Förderungen und Zuschüssen, die überwiegend vom AMS und zu knapp einem Viertel vom Land bereitgestellt wurden. Rund 43 Prozent der Erlöse erwirtschaftete sie aus eigenen Leistungen. Im Prüfzeitraum wur­den positive Betriebsergebnisse erzielt. Mit einer Eigenkapitalquote von über 40 Prozent im Jahr 2018 ver­fügte die Integra zudem über eine solide Kapitalausstattung.

Zusammenführung forcieren und betriebswirtschaftlichen Bereich deutlich stärken

Im Prüfzeitraum gab es zwei Geschäftsführer, die diese Funktion bereits in den Vor­gängerorganisationen innehatten. Die beiden Bereiche Arbeit und Bildung waren je einem Geschäftsführer zugeordnet. Sie leiteten diese in Teilen weiter­hin wie separate Unternehmen. Bestimmte Aspekte hinsichtlich Finan­zen und Personal waren nicht harmonisiert, Verträge zeichneten die Ge­schäfts­führer trotz Gesamt­ver­tretungs­befugnis teilweise einzeln. Ein wichtiger Schritt zur Nutz­ung von Sy­ner­gien war die Zusammenführung der Geschäftsleitung und der In­ter­nen Dienste an einem Standort. Dies wurde aber erst fünf Jahre nach der Verschmelzung vollzogen. Um Synergiepotenziale zu realisieren, sind weitere ver­tiefende Maßnahmen erforderlich. Die kaufmännische Leitung war im Prüf­zeit­raum nicht durchgehend besetzt. Seit Frühjahr 2018 ist diese Schlüsselfunk­tion auf­grund von Einsparungsmaßnahmen vakant. Eine Vertretung auf Ebe­ne der Ge­schäfts­leitung ist zweckmäßig, insgesamt ist der betriebswirtschaftliche Bereich maßgeblich zu stärken. Dem Leistungsbereich Personalentwicklung kommt eine besondere Rolle zu. Dessen Ausgestaltung und Einordnung ist zu über­denken. Entsprechend zukünftiger Verän­derungen der Organisations­struktur sind Auf­gaben, Kom­pe­ten­zen und Ver­antwortlichkeiten auf Ebene der Geschäfts­leitung wie auch auf weiteren Hierarchieebenen eindeutig festzulegen.

Auffälligkeiten im Personalwesen festgestellt, einheitliche Standards erforderlich

Für die Abwicklung wesentlicher Aufgaben wie Personaleinstellung oder Beendigung von Dienstverhältnissen sind vermehrt interne Regelungen zu erarbeiten und zu harmonisieren. Auch in der Per­sonalverwaltung besteht Ver­bes­serungspotenzial. Nicht alle Stammdaten sind im gleichen IT-System erfasst. Zudem führen zwei Zeiterfassungs­systeme mit unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen zur Un­gleich­­behandlung von Mitarbeitenden. Die Integra gewährte teilweise groß­zügige Sozialleistungen, beispielsweise beim Kilometersatz für Privatfahrten mit Firmen-Kfz. Hin­sichtlich eines Bereichsleiters stellte der Landes-Rechnungshof meh­rere Auffälligkeiten fest, er kritisiert verspätete und fehlerhafte Abrechnungen. Hin­­weise des Landes-Rechnungshofs führten teilweise zu Anpassungen bei Sozialleistungen und Nach­ver­rechnungen von Ansprüchen der Gesellschaft.

Kontrolllücken im Finanzbereich schließen sowie IT-Sicherheit erhöhen

Geschäftsführer sind verpflichtet, für ein angemessenes Internes Kontrollsystem und Rechnungswesen zu sorgen. Die Prüfung zeigte signifikante Kontrolllücken im Finanzbereich auf. Beispielsweise waren auf allen Bank­konten Einzelzeichnungs­berechtigungen hinterlegt. Der Zahlungsprozess wies weitere Schwächen wie nachträglich bearbeit­bare Daten­träger auf. Zudem sind bei der Führung von Kas­sen deutliche Verbesserungen notwendig. Erforderlich ist auch, die Richt­linie zum Internen Kontroll­system um grundlegende Aspek­te zu ergänzen und den Mit­arbeitenden zu kommunizieren. Um Ri­siken im IT-Bereich zu verringern, sollten zentrale IT-Komponenten bes­ser geschützt, die Systemwartung ge­währ­leistet und Mängel in der Verwaltung von Benutzerkonten be­seitigt werden.

Buchführung und Bilanzierung der Gesellschaft wesentlich verbessern

Erhebliche Mängel stellte der Landes-Rechnungshof auch bei Buchführung und Bilanzierung fest. Buchführungsgrundsätze wurden verletzt, da beispielsweise ein Sparbuch, auf welches der Gesellschaft zuordenbare Einzahlungen er­folg­ten, nicht in der Buchhaltung erfasst war. Zudem war die Aussagekraft des Jahresabschlusses u.a. durch fehlerhafte Zuordnungen vermindert, ein strukturierter Anhang wur­de nicht aufgestellt. Um Rech­nungs­we­sen und Internes Kontrollsystem der Integra kontinuierlich zu verbessern, sollte zukünftig regelmäßig eine Prüfung des Jahres­ab­schlusses durch einen Abschlussprüfer erfolgen.