Prüfungsbericht

Abteilung PrsI - Informatik im Amt der Vorarlberger Landesregierung

 Zusammenfassung der Ergebnisse

Informatik im Amt der Vorarlberger Landesregierung

Die Abteilung PrsI – Informatik leistet einen wesentlichen Beitrag zur Modernisierung der Verwaltung und zur Sicherstellung von kunden­freundlichen Verwaltungsprozessen. Als Leitlinie der strategischen Ausrichtung der gesamten Informatik im Amt der Vorarlberger Landesregierung hat die Abteilung PrsI – Informatik im Jahr 1996 eine strategische Informationssystem Planung (SISP I) erstellt und diese im Jahr 1999 für die Jahre 2000 bis 2005 (SISP II) neu erstellt.

Die SISP II ist ein umfassendes und vielschichtiges Dokument mit einem klaren Schwerpunkt in der Informations- technik. Der Konnex zu einer übergeordneten Strategie der Landesverwaltung erscheint gegeben, mit Ausnahme der großen Informatikprojekte wurden jedoch keine mehrjährigen Vorgaben an die Abteilung PrsI – Informatik definiert. Die Prioritäten für eine rollende Reorganisation werden aber vom Landesamtsdirektor entsprechend der verfügbaren Ressourcen gesetzt. Abgeleitet von der SISP II wird eine Jahresplanung erstellt, die Maßnahmen und Projekte beinhaltet. Der Landes-Rechnungshof empfiehlt, die Jahresplanung hinsichtlich Kosten, Nutzen sowie internem und externem Ressourceneinsatz zu detaillieren, um einerseits die Transparenz zu erhöhen und andererseits die Grundlage für ein Controlling zu schaffen.

Die Informatik ist im Amt der Vorarlberger Landesregierung dezentral organisiert. Die Abteilung PrsI – Informatik ist laut Geschäftseinteilung für die gesamte Informatik verantwortlich. Für die konkrete Umsetzung in den Ab- teilungen und Dienststellen sind die Abteilungs- und Dienst­stellen­leiter sowie deren Informatikbeauftragte verantwortlich. Da somit die Verantwortung für den Informatikeinsatz vor Ort in den jeweiligen Abteilungen und Dienststellen liegt, kann deren Management der Informatik durch die Abteilung PrsI – Informatik nur informell er- folgen. Der Landes-Rechnungshof empfiehlt, einerseits die Vereinbarungen von  Leistungs­standards und anderer- seits die Verfügbarkeit der dezentralen Ressourcen zu vereinbaren, um einem wirtschaftlichen Ressourceneinsatz sicherzu­stellen.

Die benötigten dezentralen Informatikressourcen werden von den Abteilungen und Dienststellen bekannt gegeben, von der Abteilung PrsI – Informatik bewertet und mit den zentral budgetierten Ressourcen zu einem gesamten Informatikbudget zusammengefasst. Für das Jahr 2000 wurde ein Informatikbudget in Höhe von ATS 82 Mio. genehmigt. Durch eine dezentrale Kostenverantwortung und durch die Einführung einer Kosten/Leistungs-Rech- nung würde die Transparenz über die Kosten und die Steuerung des Ressourceneinsatzes verbessert. Für neue Informationssysteme (IT-Applikationen) und für größere Weiter­entwicklungen sollten die Kosten/Nutzen- Berechnungen verbindlich durch Informationssystem-Audits überprüft werden.

Die Personalressourcen der Abteilung PrsI – Informatik sind insbesondere im Fachbereich „Systemtechnik und Anwenderbetreuung“ knapp bemessen. Bei der Besetzung von offenen Stellen treten immer wieder Engpässe auf, da einerseits das Angebot an qualifizierten Informatikern relativ gering ist und andererseits die Gehaltsforderungen teilweise deutlich über dem Gehaltsschema des Amtes der Vorarlberger Landesregierung liegen. Erschwert wird die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern noch durch die relativ niedrige Bewertung der Stellen in der Abteilung PrsI – Informatik. Der Landes-Rechnungshof empfiehlt, die Ausbildung sowohl für die Mitarbeiter der Abteilung PrsI – Informatik als auch für die dezentralen Informatikbeauftragen zu verstärken, um durch die Qualifizierung der Mit- arbeiter die zukünftig notwendigen Verwaltungsinnovationen zu gewährleisten.

Die Leistungen der Abteilung PrsI – Informatik besteht in einem hohen Ausmaß in Projektarbeiten. Dafür sind die Grundlagen im Sinne eines Vorgehensmodelles derzeit nicht ausreichend definiert; es existiert allerdings ein umfangreicher Formularsatz zum Thema Projekt­management. Die bestehenden Projektmanagement-Richtlinien des Amtes der Vorarlberger Landesregierung werden derzeit überarbeitet, eine Konkretisierung wurde als notwendig erachtet. Aus Sicht des Landes-Rechnungshofes sollten zukünftig detaillierte interne Kosten- schätzungen als selbstverständlicher Standard eingeführt werden, um ein aussagekräftiges Controlling der Projekte zu ermöglichen.

Auf Grund der Größe der Abteilung PrsI – Informatik werden zahlreiche Leistungen an Dritte vergeben. Der wichtigste Outsourcing-Partner der Abteilung PrsI – Informatik, die VRZ-Informatik GmbH, erbringt Leistungen im Bereich der Softwarewartung, des Betriebs- und Benutzerservices, der Client-Server Administration und des Netzwerk­betriebes. Aus historischen Gründen – Beteiligung des Landes bis zum Jahr 1995 – besteht eine enge Zusammenarbeit mit der VRZ-Informatik GmbH. Daraus resultiert eine hohe Abhängigkeit zwischen der Informatik des Landes und der VRZ-Informatik GmbH hinsichtlich Qualität und verfügbarer Ressourcen. Ein bedeutender Bereich des Outsourcing-Vertrages stellt die Wartung und Weiterentwicklung von Informatik-Applikationen dar. Im Amt der Vorarlberger Landesregierung werden zahlreiche komplexe Informatik-Applikationen betrieben. Durch einen umfassenden Software­wartungsplan unter Berücksichtigung des Lebenszykluses, könnte die Transparenz über den wirtschaftlichen Einsatz des Wartungs­budgets erhöht werde n.

Im Amt der Vorarlberger Landesregierung wurden von der Abteilung PrsI – Informatik bisher einzelne, die System- komponenten betreffende Maßnahmen  für die IT-Sicherheit gesetzt. Das in der Informatikstrategie für die Jahre 2000 bis 2005 geplante umfassende Sicherheitskonzept wurde bislang noch nicht in Angriff genommen.

Die Umsetzung eines derartigen umfassenden Sicherheits­konzeptes und eine in regelmäßigen Abständen durchzuführende Überprüfung der Sicherheit aller Informatik-Systeme würde zu einer Erhöhung der IT-Sicherheit beitragen.

Die derzeitige Praxis im Bereich des Benutzerservices ist derzeit so, dass als erster Ansprechpartner bei Pro- blemen oder Anfragen seitens der Anwender nicht nur auf die zuständigen Informatikbeauftragten, sondern auch auf die Hotline im Amt der Vorarlberger Landesregierung und der VRZ-Informatik GmbH zurückgegriffen wird. Eine lückenlose Erfassung der gemeldeten Probleme und eine systematische Beantwortung der Anfragen wird dadurch nicht möglich. Eine Umsetzung des bereits von der Abteilung PrsI – Informatik erstellten Help-Desk-Konzeptes, welches sowohl die Zuständigkeit bei Kundenanfragen sowie deren systematische Registrierung regelt und damit neben einer Überwachung der Erledigung auch die Möglichkeit der Erstellung von Trendanalysen bietet, würde die Transparenz über Art und Umfang der Serviceleistungen erhöhen und einen effizienten Einsatz der Ressourcen ge- währleisten.

Mit dem geplanten und teilweise realisierten Aufbau des Vorarlberger Kommunikations- und Informationssystems (VOKIS) werden hohe Nutzenerwartungen mit entsprechenden Einsparungspotentialen verbunden. Der Landes- Rechnungshof empfiehlt, den Roll-out zu beschleunigen und diese Potentiale rascher – als geplant – zu realisieren.