Prüfungsbericht

Direktvergaben der Abteilung Hochbau & Gebäudewirtschaft

Zusammenfassung der Ergebnisse

Anfang des Jahres 2008 wurde die Gebäudewirtschaft des Landes durch die Zusammenlegung der Abteilung Hochbau (VIIc) und des Landeshochbauamts neu organisiert. Ziel ist es, ein lebenszyklusorientiertes Objektmanagement zu etablieren. Zum Prüfungszeitpunkt waren wichtige Maßnahmen noch nicht vollständig abgeschlossen. Eine Bewertung der Neuorganisation wäre daher verfrüht.

Die Abteilung Hochbau und Gebäudewirtschaft (VIIc) betreut derzeit 92 Liegenschaften des Landes mit 216 Objekten. Sie unterstützt die Bedarfsplanung und nimmt die Projektierung und Bauabwicklung wahr. Darüber hinaus führt sie Bauvorhaben für externe Auftraggeber, wie z.B. die Landesvermögen-Verwaltungsgesellschaft mbH oder die Krankenhausbetriebsgesellschaft mbH durch. Insgesamt beliefen sich die Baumaßnahmen im Jahr 2008 auf € 25,62 Mio.

Das Bundesvergabegesetz 2006 bildet die rechtliche Grundlage für Vergabeverfahren zur Beschaffung von Leistungen im öffentlichen Bereich. Die Abteilung Hochbau und Gebäudewirtschaft (VIIc) hat künftig verstärkt auf die korrekte Wahl des Vergabeverfahrens zu achten, um rechtliche Konsequenzen zu verhindern.

Direktvergaben müssen nachvollziehbar und lückenlos dokumentiert sein. Die derzeitigen internen Regelungen zu Direktvergaben reichen nicht aus, um dies sicherzustellen. Es ist eine interne Richtlinie auszuarbeiten, die das Erfordernis der Schriftlichkeit, die Festlegung der erforderlichen Minimaldokumentation und weitere Vorgaben für Direktvergaben festschreibt. Eine systematische Kontrolle der Vergabeverfahren ist aufgrund des Fehlens eines Standards nur schwer möglich.

Die Abteilung Hochbau und Gebäudewirtschaft (VIIc) erfasste im Zeitraum von 2004 bis 2008 knapp 7.200 Aufträge. Davon handelt es sich bei über 80 Prozent um Direktvergaben im Sinne des Bundesvergabegesetzes. Ein Viertel der Direktvergaben wurden schriftlich, drei Viertel mündlich erteilt. 15 Prozent des Auftragsvolumens wurde direkt vergeben.

Die mit Vergabeverfahren beschäftigten Mitarbeiter treffen viele Entscheidungen auf Basis persönlicher Erfahrung bzw. abgerechneter Projekte. Um eine einheitliche Abwicklung der Vergaben und einen Wissensaustausch zu ermöglichen, müssen sowohl die Entscheidungsgrundlagen als auch die Ergebnisse nachvollziehbar dokumentiert werden. Eine Preisprüfung ausschließlich aufgrund persönlicher Erfahrungswerte ist nicht ausreichend.

Bei der Auswahl der Bieter achtet die Abteilung Hochbau und Gebäudewirtschaft (VIIc) auf eine regionale Verteilung. Die Auftragnehmer bei Direktvergaben sind breit gestreut. Zumindest bei Aufträgen ab € 5.000 sind künftig mehrere unverbindliche Preisauskünfte einzuholen. Alle Angebote müssen im Vergabeakt schriftlich dokumentiert sein. Der Einsatz von Rahmenvereinbarungen ist zu überlegen.

Ein Gesamtkonzept zur Integration und Nutzung der vorhandenen IT-Systeme fehlt. Die Mehrfacherfassung von Daten bedeutet einen unnötigen Aufwand und birgt Fehlerpotential. Mögliche Synergien in der Auftragsabwicklung werden nicht genutzt. Künftig ist darauf zu achten, dass sowohl der physische als auch der digitale Akt übereinstimmende und richtige Daten aufweisen.