Prüfungsbericht

Hauptverwaltungen in den Bezirkshauptmannschaften

Zusammenfassung der Ergebnisse

Die Bezirkshauptmannschaften (BHs) erbringen zahlreiche Serviceleistungen für die Bürger des Landes. Mehrere Kundenbefragungen attestieren den Bezirkshauptmannschaften eine hohe Akzeptanz und Zufriedenheit. Sie verfügen über detaillierte und gut strukturierte Organisationsvorschriften. Die Aufgaben der Abteilungen in den Geschäftseinteilungen sollten nach dem Vorbild der Geschäfts- und Kanzleiordnungen nach einheitlichen Grundsätzen abgebildet werden.

Die Hauptverwaltungen aller BHs haben grundsätzlich die gleichen internen Aufgaben, dennoch entwickelt oft jede BH eigene Instrumente zu deren Erledigung. Auch beschafft zB jede BH IT-Zubehör sowie Kopier- und Druckerpapier einzeln. Aus Kosten- und Effizienzgründen sollte die Beschaffung gebündelt werden. Die individuelle Problemlösungskompetenz sollte auch insgesamt besser vernetzt und themenbezogen genutzt werden.

In den BHs bestehen Defizite im Einsatz der Führungsinstrumente, Mitarbeitergespräche wurden zuletzt nur noch zu durchschnittlich 30 Prozent genutzt, obwohl sie für Vorgesetzte eine Dienstpflicht darstellen. Stellenbesetzungen waren teilweise nur eingeschränkt nachvollziehbar. Ein transparentes und bedarfsgerechtes Stellenbesetzungsverfahren mit einer effektiven Qualitätssicherung wäre zweckmäßig.

Einzelne Regelungen über den Zahlungsverkehr werden in den BHs Feldkirch und Bludenz nicht eingehalten. Durch die Einführung und Erweiterung der dezentralen Budgetverantwortung müssen Managementfunktionen wie Steuerung und Überwachung ebenfalls dezentral wahrgenommen werden. Das Controlling ist zu verstärken, das Interne Kontrollsystem ist gezielt weiter zu entwickeln.

In den vier BHs sind über 30 spezielle Softwarelösungen im Einsatz. Für die Fachanwendungen bedarf es einer Koordination zwischen den Dienststellen einerseits und dem Bund bzw den übrigen Bundesländern andererseits. Der zentrale IT-Koordinator steht den BHs hierfür nicht ausreichend zur Verfügung.

Die Aufgaben der IT-Mitarbeiter in den BHs wachsen kontinuierlich an und erfordern ein ausgeprägtes Know-how. Aus Sicht des Landes-Rechnungshofs bildet die Informatik eine Kernaufgabe. Es liegt in der Verantwortung der Behördenleiter für die erforderlichen Ressourcen Sorge zu tragen. Die IT-Aufgaben an den BHs sollten erhoben und hinsichtlich der Ressourcen geklärt werden. Ein bedarfsgerechtes Schulungskonzept für die IT-Mitarbeiter ist zu entwickeln.

Für die einzelnen behördlichen Aufgaben werden in den BHs laut Stellenbeschreibungen unterschiedlich große Personalressourcen bereitgestellt. Auch unter Berücksichtigung der Fallzahlen ergeben sich daraus teilweise gravierende Unterschiede in der Produktivität. Die Stellenbeschreibungen sind bezüglich der Ressourcenzuordnung zu überprüfen und gegebenenfalls zu überarbeiten.

Eine zentrale Kundenservice-Stelle konnte bislang nur bei der BH Dornbirn realisiert werden. Die Vorteile wurden bisher noch nicht voll genutzt, da noch nicht alle Mitarbeiter die Allround-Sachbearbeitung beherrschen. Die Mitarbeiter sollten möglichst rasch qualifiziert werden.

Auf dem St Anna Areal in Bregenz errichtet eine Bauträgergesellschaft ein Büro und Geschäftshaus in drei Bauetappen. Aus der Bauetappe 1 mietet das Land Büroflächen, die ausschließlich von der BH Bregenz genutzt werden. Das Land hat eine Option auf die Anmietung weiterer Flächen aus Bauetappe 2.

Das St Anna-Areal ist verkehrstechnisch für die BH Bregenz ein optimaler Standort. Da keine Kaufoption bestand, wurde zur Sicherung des attraktiven Standorts eine Mietvariante gewählt. In zähen Verhandlungen konnten akzeptable Konditionen erzielt werden. Unter wirtschaftlichen Aspekten ist die Eigenerrichtung einer Mietvariante vorzuziehen.

Auf Grund der Etappenlösung bleibt die BH Bregenz weiterhin auf zwei Gebäude aufgeteilt. Mit den organisatorischen Nachteilen sind auch höhere Kosten verbunden, da einzelne Funktionen doppelt abgedeckt werden müssen. Die Unterbringung der BH Bregenz in einem Gebäude sollte daher möglichst rasch realisiert werden. Im Zuge der 2. Bauetappe ist auch zu prüfen, ob nicht weitere Servicestellen wie beispielsweise die Wohnbauförderung an diesem verkehrstechnisch günstigen Standort angesiedelt werden können.

Die Gesamtausgaben der vier BHs betrugen im Jahr 2003 rund € 22,9 Mio, die Personalkosten rund € 17,9 Mio. Beide Positionen sind seit dem Jahr 2000 um 14 Prozent gestiegen. Der Anstieg der Personalkosten liegt um knapp zwei Prozent über der Gesamtentwicklung der Landesverwaltung.