Prüfungsbericht

Kosten- und Leistungsrechnung im Amt der Vorarlberger Landesregierung

Zusammenfassung der Ergebnisse

Finanzielle und personelle Ressourcen werden auch in der Landesverwaltung immer knapper. Parallel dazu steigen die Anforderungen nach mehr Transparenz und Wirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns. Die laufende Diskussion um Privatisierung und Ausgliederung von öffentlichen Aufgaben und die Frage nach Verrechnungsmöglichkeiten von Verwaltungsleistungen erfordern den verstärkten Einsatz von modernen Managementmethoden und speziellen Führungsinstrumenten.

Die Landesverwaltung befasst sich bereits seit dem Jahr 1996 mit der Kostenrechnung für die öffentliche Verwaltung. Sie war somit eine der ersten Landesverwaltungen in Österreich, die durch die Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) mehr Kostentransparenz erzielte sowie erhöhtes Kostenbewusstsein und verstärkte Kostenverantwortung bei den Führungskräften anstrebte.

Die KLR wurde stufenweise realisiert. Die Kostenarten sind in einem Kostenartenplan erfasst. Die Kostenstellenrechnung ist flächendeckend ausgerollt. Einzelkosten, Gemeinkosten und diverse Vollkostensätze sind für jede Organisationseinheit verfügbar. Derzeit sind aber einzelne Umlageschlüssel sowie die fehlende oder nicht korrekt differenzierte Erfassung von Kosten oder Kapazitäten teilweise die Ursache für eine geringe Aussagekraft des Betriebsabrechnungsbogens (BAB). Die Vollkostensätze sind für einen Vergleich von Eigen- und Fremdleistungen zum Teil noch nicht geeignet.

Rund ein Drittel der Organisationseinheiten verfügt bereits über eine Kostenträgerrechnung. Das unterschiedliche Leistungsspektrum der Abteilungen kommt auch in der Kostenträgerrechnung zum Ausdruck. Die Differenzierung in Kostenträger, Leistungsarten sowie Kern- und Systemleistungen hat die Komplexität deutlich erhöht. Für die weitere Ausrollung der Kostenträgerrechnung sind eine Standardisierung der Kostenträger und eine einheitliche Festlegung der Systemleistungen unbedingt erforderlich.

Die Vorarlberger Landesverwaltung verfügt mit der VBK (Voranschlag-Buchhaltung-Kostenrechnung) über ein integriertes Rechnungswesensystem. Das Kostenrechnungsmodul wurde sukzessive entwickelt und den Anforderungen angepasst. Gegenüber anderen ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) wie SAP (Systems, Applications and Products) hat Vorarlberg mit einem Aufwand von rund € 250.000 das Kostenrechnungsmodul relativ kostengünstig adaptiert. Die leistungsbezogene Zeiterfassung ist ebenfalls in die VBK integriert, Schnittstellen zu anderen Applikationen wurden oder werden noch realisiert.

Die KLR wird von den Führungskräften der Landesverwaltung in einem sehr unterschiedlichen Ausmaß genutzt. Mehr als zwei Drittel der Führungskräfte verwenden die standardisierten Kostenrechnungsberichte nicht als Steuerungsinstrument. Dies ist einerseits mit der zu geringen Aktualität der Informationen und andererseits mit dem unterschiedlichen Ausrollungsgrad der Kostenträgerrechnung erklärbar. Vielfach fehlt auch das Verständnis für den Nutzen einer KLR in der Verwaltung.

Die Umsetzung der KLR in den Abteilungen und Dienststellen wird derzeit von einem Mitarbeiter betreut. Seine organisatorische Zuordnung erscheint wenig zweckmäßig und sollte im Zuge einer Reorganisation der Abteilung Finanzangelegenheiten (IIIa) geändert werden. Die Kapazität ist nicht ausreichend, um eine flächendeckende Nutzung der Kostenträgerrechnung in einem akzeptablen Zeitraum zu gewährleisten.

Mit der geplanten Ausrollung von V aufkurs als neuem Steuerungsinstrument in der Landesverwaltung steigen auch die Anforderungen an die Kostenrechnung. Die Ausrollung von V aufkurs und KLR sind daher stärker projektbezogen zu vernetzen. Kritisch zu bewerten ist in diesem Zusammenhang, dass die Finanzabteilung V aufkurs selbst noch nicht umsetzt und bei der KLR auch keine Führungsrolle in der Umsetzung übernimmt. Sie wird die notwendige Methodenführerschaft in Planung und Controlling daher nicht übernehmen können.

Die VBK ist das zentrale Informationssystem für das Rechnungswesen der Landesverwaltung. Eine einheitliche leistungsbezogene Zeiterfassung über die VBK ist anzustreben. Die Vernetzung mit anderen relevanten IT-Systemen ist bereits erfolgt oder geplant. Die Integration mehrerer zentraler und fachbezogener Informationssysteme in ein Führungsinformationssystem der Landesverwaltung ist beabsichtigt.

Im Vergleich mit anderen Bundesländern nimmt Vorarlberg beim Einsatz der Kostenrechnung in der Landesverwaltung eine führende Rolle ein. Sowohl den Entwicklungsstand der KLR betreffend als auch hinsichtlich des Ausrollungsgrades der KLR positioniert sich Vorarlberg im absoluten Vorderfeld der österreichischen Landesverwaltungen. Die KLR hat gesamthaft betrachtet noch eine unzureichende Relevanz für Führungsentscheidungen in den Landesverwaltungen.