Prüfungsbericht

Sozialzentrum Josefsheim Betriebs-GmbH

Zusammenfassung der Ergebnisse

Verschiedene Leistungen und Systempartner unter einem Dach

Die Sozialzentrum Josefsheim Betriebs-GmbH steht im Alleineigentum der Gemeinde Hörbranz. Sie betreibt im gemeindeeigenen Gebäude ein Pflegeheim mit 46 Betten und bietet soziale Dienste an. Im Jahr 2018 wurde zudem eine betreute Wohngemeinschaft mit 12 Zimmern eröffnet. An diesem Standort sind noch weitere Anbieter von Pflegeleistungen  wie der Krankenpflegeverein oder der Sozialsprengel Leiblachtal einschließlich Case Management angesiedelt. Um eine effektive Pflegeversorgung in der Region sicherzustellen, ist eine enge Zusammenarbeit der Systempartner wichtig. Die kurzen Wege bieten eine gute Voraussetzung dafür. Größter Geschäftsbereich der Gesellschaft ist die stationäre Pflege und Betreuung. Die teilstationäre Betreuung verzeichnete in den Jahren 2014    bis 2018 abweichend zur landesweiten Entwicklung einen starken Rückgang. Bei den sozialen Diensten stiegen insbesondere die Anzahl der Schüler – und Kinderessen markant, sie wiesen positive Deckungsbeiträge auf.

Nach Jahren mit Fehlbeträgen ein positives Ergebnis im Jahr 2018 erzielt

Im Zeitraum 2014 bis 2017 erwirtschaftete die Gesellschaft jährlich Fehlbeträge, insgesamt € -385.800. Erst im Jahr 2018 erzielte sie einen Überschuss von € 123.600. Der Bilanzverlust beträgt nach wie vor € -0,82 Mio. Im Vergleich zum Vorjahr konnte die Gesellschaft die Auslastung um beinahe fünf Prozentpunkte auf 98 Prozent steigern und Erträge aus der betreuten Wohngemeinschaft erlangen. Um die Ergebnisverbesserung auch für die Folgejahre abzusichern, bedarf es einer differenzierten Analyse nach Leistungsbereichen und Maßnahmen. Änderungen der Rahmenbedingungen für die Pflegefinanzierung können das Ergebnis wesentlich beeinflussen. Personalkosten sind die größte Aufwands­position, sie stiegen allerdings weniger stark als die Umsatzerlöse. Die  Handhabung von Mieten und Instandhaltungen stellte aus Sicht des Landes-Rechnungshofs ein Entgegenkommen der Gemeinde dar. Aufwendungen für Lebensmittel und Getränke standen im Fokus der wirtschaftlichen Betrachtung der Gesellschaft.

Mehrere Mängel im Internen Kontrollsystem festgestellt

Regelungen für ein finanzielles Internes Kontrollsystem sind weitgehend nicht vorhanden. Das Vier-Augen-Prinzip und eine Funktionstrennung sind nicht durchgehend eingehalten. Der Geschäftsführer ist für alle Bankkonten einzelzeichnungsberechtigt, die Kassaführung erfolgt ausschließlich durch diesen. Damit kommt es zu Auszahlungen und Genehmigungen an ihn selbst. Mit der Firmenkreditkarte tätigte er regelmäßig auch private Einkäufe, nach seinen Angaben wurden  sie allerdings erstattet. Anpassungsbedarf besteht überdies bei zustimmungspflichtigen Geschäften. Derzeit kann er Geschäfte, die nicht im Budget vorgesehen sind bis zu einem bestimmten Betrag durchführen. Buchführungsgrundsätzen wie Vollständigkeit der Belege ist mehr Beachtung zu schenken. Da Belege teilweise nicht vorgelegt wurden, war nicht feststellbar, ob es sich um betriebliche Aufwendungen handelte . Der Landes-Rechnungshof kritisiert ausdrücklich, dass der Geschäftsführer Dienstreisen mit privater Begleitung betrieblich abrechnete. Erst im Zuge der Prüfung beglich er anteilige Kosten. Ebenso wurden im Pflegebetrieb verschiedene Verbesserungspotenziale festgestellt. So ist es grundsätzlich unzulässig, vom Tarif umfasste Leistungen zusätzlich  an Bewohner weiterzuverrechnen. Darüber hinaus übertrafen die daraus erzielten Einnahmen die Ausgaben deutlich. Der Zugang zu suchtmittelhaltigen Arzneien ist aus Risikoaspekten auf möglichst wenige Personen zu beschränken. Eingehobene Kautionen  sind auf einem speziellen Treuhandkonto auszuweisen.

Pflegepersonalplanung gezielt mit Mindestvorgaben des Landes abstimmen

Der Landes-Rechnungshof prüfte die Pflegepersonalausstattung sowie den Einsatz für einen zwölfmonatigen Zeitraum anhand der Mindestvorgaben des Landes. Das Ergebnis zeigte, dass in der Gesellschaft Bedarf besteht, sich besser darüber zu informieren, um die Personalplanung entsprechend abzustimmen. Aus der Analyse ging ebenfalls hervor, dass die Personalausstattung insgesamt ausreichend war. Allerdings lagen bei diplomierten Pflegekräften sehr häufig Unterschreitungen der Soll-Werte vor. Dies und der regelmäßige Einsatz dieser Berufsgruppe im Nachtdienst führten auch dazu, dass die für sie vorgesehenen Personalleistungsstunden während des Tages überwiegend nicht erreicht werden konnten. Im assistierenden Dienst kam es hingegen zu Überschreitungen. Zudem stand eine in dieser Form ungeeignete interne Planungsvorlage in Verwendung. Sie ist entsprechend anzupassen. Um die Planungssicherheit zu erhöhen, sind die Dienste vermehrt an Berufsgruppen zu koppeln .

Steuerung durch Gemeinde ausbauen

Die Gemeinde Hörbranz sicherte sich als Alleingesellschafterin die Steuerung von Belegung und Qualität. Dazu hat sie jedoch vorgesehene Berichtspflichten verstärkt einzufordern. Im Prüfzeitraum gab es keine Generalversammlung, die Gemeinde entsandte keine Vertreter. Wesentliche Beschlüsse wurden daher nicht vom zuständigen Organ gefasst. In den Jahren 2014 bis 2018 brachte die Gemeinde erhebliche Mittel in Höhe von € 0,73 Mio. sowohl für die Gesellschaft als auch die Immobilie auf . Deren Aufnahme in eine mehrjährige Finanzplanung auf Basis von Haushaltsstellen ist daher zweckmäßig. Rechte und Pflichten sind in einem schriftlichen Mietvertrag zu klären.