Prüfungsbericht

Internes Kontrollsystem im Finanzmanagement des Landes

Zusammenfassung der Ergebnisse

Interne Kontrollsysteme gewinnen im öffentlichen Bereich an Bedeutung

Unter einem Internen Kontrollsystem wird ein Prozess ver­standen, um Risiken systematisch zu erfassen und durch geeignete Maß­nah­men zu steuern. Damit sollen beispielsweise effiziente und effektive Abläufe oder die Einhaltung von Gesetzen und Vor­schrif­ten sichergestellt werden. Auf­ge­tre­tene Mal­versationen und vermehrte Prü­fungen durch Kontrolleinrichtungen in die­sem Bereich zei­gen die Bedeutung des Themas auf. In der Landesverwaltung wur­den be­reits wesentliche Schrit­te zur Verbesserung und zum Ausbau von in­ter­nen Kon­trollen gesetzt. Eine weitere Stärkung des Be­wusstseins für die Sys­tematik und den Nutzen eines Internen Kontrollsystems sowie die Festlegung spezifischer Ver­ant­wort­lichkeiten werden als sinnvoll erachtet. Standardisierte Hilfsmittel können dafür zielführend sein.

Konservative Finanzierungs- und Veranlagungsinstrumente eingesetzt

Das Finanzmanagement umfasst die Vorbereitung, Entscheidung und Abwicklung von Finanzgeschäften, um die Liquidität einer Organisation sicherzustellen. Damit ist die Disposition über hohe Geldbeträge verbunden. Im Land liegen die entsprechenden Zu­ständigkeiten im Wesentlichen bei der Lan­­des­regierung bzw. beim zuständigen Finanzreferenten und bei der Abteilung Finanzangelegenheiten (IIIa). Bei dieser ist auch die Amtsstelle für Rechnungs­wesen eingerichtet. In den Kernprozessen Ver­an­la­gung und Fi­nan­zie­rung wurden im Prüfzeitraum ins­besondere kon­servative An­leihen erworben sowie langfristige Euro-Kre­dite und kurzfristige Geld­­markt­mit­tel aufgenommen. Für Letz­tere ist transpa­rent festzulegen, bis zu welchem Limit eine Auf­nahme erfolgen darf. Aus den Instru­menten zur Liquiditätsprognose lassen sich kurz- und mittel­fristig er­höh­te Finanzierungserfordernisse für das Land ableiten.

Wichtige Regelungen zur Risikominimierung geschaffen

Auf Grundlage des im Jahr 2014 in Kraft getretenen Spekulationsverbotsgesetzes er­ar­beiteten die aktuellen Führungskräfte der Abteilung Finanzangelegenheiten (IIIa) und der Amtsstelle für Rechnungswesen wei­tere Re­­ge­lungen. Damit wur­den – im Rahmen der allgemeinen Vor­gabe ei­ner risi­ko­aversen Fi­nanz­gebarung – vor allem der Kreis zulässiger Fi­nanz­ge­schäf­te ein­geschränkt sowie grund­legende Ab­läufe, Kontrollen und Zuständigkeiten festgelegt. Den darin auch vorgesehenen Qualifi­kations­anfor­de­rungen sol­lte zu­künftig durch regelmäßi­ge spezifische Weiterbildungen der ein­gebundenen Mitarbeitenden nach­ge­­kom­men wer­den.

Etablierte Basis zu systematischem Internen Kontrollsystem weiterentwickeln

Die für Kernprozesse geschaffenen Regelungen und getroffenen Maßnahmen stellen eine solide Basis für ein Internes Kontrollsystem dar, welches jedoch wei­terzuentwickeln ist. Um Abläufe nachvollziehbar und verbindlich zu gestalten, sind vollstän­dige Prozessbeschreibungen zu erarbeiten. Sie bilden auch ei­ne we­sent­­liche Grundlage für eine systematische Erhebung pro­zess­be­zogener Risi­ken. Ebenfalls ist zukünftig der Einsatz spezifischer Instrumente wie einer Risiko-Kontroll-Matrix zweckmäßig. Insgesamt wird dadurch die Auf­de­ckung mög­lich­er Kontrolllücken unterstützt. Ein bislang nicht gesteuertes oper­a­­tionelles Risiko er­kannte der Landes-Rech­nungs­hof bei der Aufnahme von Barvorlagen. Die­ser durch seine hohen Vo­lu­mina gekennzeichnete Pro­zess könnte derzeit durch eine Per­son durchgeführt wer­den. Li­qui­ditäts­risi­ken wirkt insbesondere der hohe Überziehungsrah­men des Landes ent­­gegen. Eine schriftliche Bestätigung ist für diesen regelmäßig einzuholen. Zudem bedarf die kurzfristige Liquiditätsplanung, die teilweise Prognosemängel aufwies, einer Weiterentwicklung. Das Berichtswesen sollte vor allem durch eine regelmäßige In­formation sowohl über eingesetzte Fi­nan­zie­­rungs- als auch Ver­an­lagungs­instru­mente an den Finanzausschuss des Landtags verbessert werden. Die ver­mehrte Verwendung des elek­tro­nisch­en Akts mit vordefinierten Workflows ver­ringert weiters prozessuale Risiken.

Kontrolllücken auch bei Begleitprozessen identifiziert

Die Kernprozesse im Finanzmanagement sind mit Begleitprozessen wie der Abwicklung des Zahlungsverkehrs oder der Kontenführung unmittelbar ver­knüpft. Obwohl für diese Bereiche wichtige Rege­lungen und zahlreiche Kontrollen im­ple­mentiert sind, ortete der Landes-Rechnungshof Ver­bes­se­rungs­be­darf. Kon­trolldefizite bei der Berechtigungs­ver­gabe bergen ins­be­son­dere im Zusammen­hang mit weitreichenden Berechtigungen, wie jene zur Sys­tem­­admini­stra­tion oder Massenfreigabe, ein erhöhtes Risiko. Zu ihrer Mini­mierung sollten da­her Vergabevoraussetzungen fest­ge­legt und weitere geeig­nete Kontrollaktivitä­ten vorgesehen werden. Darüber hinaus trägt eine vollständige Ablaufbeschreibung und eine regel­mä­ßi­ge Überprüfung zur Prozesssicherheit im elektronischen Zahlungsverkehr bei. Hierzu sind auch Maßnahmen im Zusammenhang mit dem Online-Banking System zweckmäßig. Für die Führung von Bankkonten sollten die Berechtigung zu deren Eröffnung, Änderung und Schließung bei der geprüften Stelle zen­tra­lisiert und die Vorgehensweise dazu geregelt werden. Dies ermöglicht u.a. die generelle Durchsetzung wichtiger Grund­­­sätze, wie jener der Kollektivzeichnung. Zudem wird dadurch eine aktuelle Übersicht aller Bankkonten gewährleistet.